#Privacypost: Afspraken over het gebruik van social media in de organisatie  

Tijdens je vakantie heb je een vakantiefoto op social media geplaatst. Je bent ondertussen weer aan het werk en wilt ook even een foto delen van een cliënt op social media. Maar mag dat eigenlijk wel? Welke afspraken zijn er in jouw organisatie gemaakt over het gebruik van social media?

Deze maand richten we ons in het #privacyprogramma op social media.  We geven handvatten om op een zorgvuldige manier om te gaan met social media binnen de organisatie.    

Vandaag zoomen we in op beleidsregels en afspraken die je maakt over het gebruik van social media. Deze afspraken kan je bijvoorbeeld opnemen in een speciaal beleid hierover, in het informatiebeveiligingsbeleid of binnen de gedragscode ‘veilig omgaan met gegevens’.  

De volgende onderdelen horen thuis in het beleidsdocument:

• Toestemming: voordat er een foto van een bewoner of cliënt op social media wordt geplaatst, wordt altijd expliciet en schriftelijk toestemming gevraagd. Hierbij wordt duidelijk uitgelegd waarvoor de foto wordt gebruikt en op welk platform het wordt gepubliceerd. Als de cliënt of bewoner zelf niet in staat is om toestemming te geven, wordt dit gevraagd aan de wettelijk vertegenwoordiger of familieleden.
• Beperkt gebruik van persoonlijke informatie: bij het delen van foto’s wordt zorgvuldig omgegaan met persoonlijke informatie. Er worden geen (medische) gegevens gedeeld die de privacy van de bewoner of cliënt in gevaar kunnen brengen.
• Monitoring en reactie: zodra een bericht of foto is geplaatst op social media, worden reacties gemonitord. Negatieve of onterechte opmerkingen worden snel gemeld en van een passende reactie voorzien.  

Zodra het beleid is opgesteld, kan het worden gedeeld binnen de organisatie. Het is aan te bevelen om de belangrijkste onderdelen terug te laten komen tijdens een teamoverleg, op te nemen in het indiensttredingsproces of in de e-learning.

Welke afspraken zijn er in jouw organisatie gemaakt over het gebruik van social media? En zijn deze afspraken bekend bij jouw collega’s?