#Privacypost: Sollicitatiegegevens opschonen? Juist nu!

Binnen ons #privacyprogramma staat deze zomer het thema Opschonen en Opruimen centraal. Meestal richten we ons vooral op zorgprofessionals, maar deze keer willen we specifiek de aandacht van HR-collega’s vragen.

Want ook in de wereld van werving en selectie wordt dagelijks gewerkt met privacygevoelige informatie: cv’s, sollicitatiebrieven en gespreksverslagen. Vaak belanden die in mailboxen, netwerkschijven of gedeelde mappen en blijven daar langer staan dan mag.

Wat mag wel, en wat moet weg?

• Afgewezen sollicitanten? Verwijderen binnen 4 weken na afloop van de procedure
• Toestemming om gegevens te bewaren? Maximaal 1 jaar, mét schriftelijke toestemming

Wat kun je nu al doen?

• Zoek in je mailbox op “sollicitatie”, “cv” of “motivatie”
• Verwijder bestanden die de bewaartermijn hebben overschreden
• Check of er in gedeelde HR-mappen nog oude documenten staan
• Beoordeel of je met (schriftelijke) toestemming hebt gewerkt
• Stel in je HR-systeem automatische bewaartermijnen in
• Bespreek in je team hoe jullie dit structureel kunnen aanpakken

Zo voorkomen we dat onnodige persoonsgegevens blijven hangen en zorgen we samen voor een zorgvuldige en veilige werkwijze binnen HR.